DATENSCHUTZ

Privacy Statement

6. Datenschutzfunktionen in Spaces:

I. Website-Datenschutzerklärung gem. Art. 13 DS-GVO

Der Schutz Ihrer Daten genießt hohe Priorität bei Avaya. Diese Website-Datenschutzerklärung stellt Ihnen Informationen hinsichtlich einer möglichen Erhebung von personenbezogenen Daten (d. h. Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) bei Besuch und Nutzung der Website sowie bei der Zurverfügungstellung von Daten zum Zwecke des Vertragsschlusses zur Verfügung. Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Leistungen finden Sie in unserer gesonderten Erklärung „Datenschutz“ zum Vertragsschluss sowie unter II. Hinsichtlich Datenverarbeitung durch Cookies und anderen Tracking-Technologien finden Sie alle Informationen in unserer gesonderten Website-Cookie-Erklärung, welche Sie jeweils in der Fußzeile unserer Website finden.

Sollten Sie weitere Fragen oder Anmerkungen haben, stehen wir Ihnen gerne unter servicecloud@avaya.com oder dataprivacy@avaya.com  zur Verfügung.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist:

Avaya GmbH & Co. KG 
Theodor-Heuss-Allee 112 
60486 Frankfurt am Main 
Telefonnummer: 0800 2661-000 
E-Mail-Adresse: servicecloud@avaya.com

Die Datenschutzbeauftragten von Avaya können entweder unter obenstehenden postalischen Adresse kontaktiert werden oder unter dataprivacy@avaya.com.

2. Erhobene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen detailliert die Zwecke dar, für die Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, sowie die jeweilige Rechtsgrundlage. Soweit nicht ausdrücklich im jeweiligen Unterabschnitt genannt, sind Sie nicht zur Bereitstellung der entsprechenden personenbezogenen Daten verpflichtet. Eventuelle Folgen der Nichtbereitstellung sind soweit vorliegend ebenfalls im jeweiligen Unterabschnitt genannt. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling auf Basis der von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten statt.

a) Vertragsschluss und Einrichtung von Nutzerkonto

Soweit Sie einen verbindlichen Auftrag über unsere Leistungen erteilen möchten, müssen Sie ein Nutzerkonto erstellen und Ihre Daten im entsprechenden Formular angeben. Hierbei werden folgende Daten erhoben: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firmenname, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Unternehmensdomäne, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, Bankverbindung, Telefonnummern und Nebenstellen.

Diese Daten erheben wir zum Zwecke der Begründung und Administration des Vertragsverhältnisses. Ihre Rufnummer, Post- und E-Mail-Adresse verwenden wir darüber hinaus, um Ihnen Text- oder Bildmitteilungen zur Beratung, Werbung für eigene Angebote, zur Marktforschung und zur Unterrichtung über einen individuellen Gesprächswunsch eines anderen Nutzers zukommen zu lassen.

Die Bereitstellung dieser Daten ist zwingend zum Vertragsschluss notwendig und beruht auf § 95 TKG. Weitere Informationen finden Sie dazu in unserer Datenschutzerklärung zum Vertragsschluss, auch hinsichtlich Ihrer Widerspruchsmöglichkeit der Verwendung Ihrer Daten, um Ihnen Text- oder Bildmitteilungen zur Beratung, Werbung für eigene Angebote, zur Marktforschung und zur Unterrichtung über einen individuellen Gesprächswunsch eines anderen Nutzers zukommen zu lassen.

Zur Überprüfung der Bonität wird Avaya ggf. Daten des Kunden (Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) an die SCHUFA (Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung mbH) oder eine andere Wirtschaftsauskunftei übermitteln und Auskünfte über den Kunden einholen.

b) Kontaktaufnahme

Soweit Sie eine Beratung durch uns wünschen, können Sie über das entsprechende Formular eine Kontaktaufnahme anfordern. Zu diesem Zweck sind Anrede, Name und E-Mail-Adresse anzugeben, sowie Ihre Telefonnummer, falls Sie eine telefonische Kontaktaufnahme wünschen.

Zusätzlich können Sie uns Angaben zu Ihrem Unternehmen und ggf. eine Nachricht übermitteln, so dass wir individueller auf Sie eingehen können. Diese Daten verwenden wir ausschließlich im Rahmen Ihrer freiwilligen Eingabe zur Kontaktaufnahme und Beratung. Rechtsgrundlage für diese Erhebung ist Ihre Einwilligung, welche Sie über servicecloud@avaya.com natürlich jederzeit widerrufen können.

Darüber hinaus haben Sie in diesem Rahmen auch die Möglichkeit sich für den Erhalt unseres Newsletters sowie weiterer Informationen zu registrieren, indem Sie das entsprechende Feld aktivieren. Informationen dazu finden Sie unter d).

c) Kostenloser Test von Avaya Communications Cloud

Wenn Sie die Avaya Communications Cloud für 30 Tage unverbindlich testen wollen, gilt a) entsprechend.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich für unseren Newsletter sowie den Erhalt weiterer Informationen von Avaya zu registrieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter d).

d) Newsletteranmeldung einschl. weiterer Informationen von Avaya

Sie haben die Möglichkeit, sich für unseren Newsletter einschließlich des Erhalts weiterer Informationen von Avaya (Direktwerbung) zu registrieren, indem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben bzw. der Benutzung Ihrer E-Mail-Adresse zu diesem Zweck gesondert zustimmen. Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung. Sie haben jederzeit die Möglichkeit sich über den entsprechenden Link in jeder Kommunikation vom Versand abzumelden bzw. Ihre Einwilligung zu widerrufen. Alternativ können Sie sich dazu auch an servicecloud@avaya.com wenden.

e) Zusendung von Whitepaper

Sie haben die Möglichkeit, die Zusendung von Whitepapern anzufordern. Dafür bitten wir Sie Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung, welche Sie jederzeit durch eine Nachricht an servicecloud@avaya.com widerrufen können. Neben dem jeweiligen Whitepaper werden wir Ihnen gelegentlich Informationen zu vergleichbaren Avaya Produkten und Leistungen per E-Mail übersenden. Diese Übersendung basiert auf Basis unserer berechtigten Interessen zur Direktwerbung. Wenn Sie keine weiteren Informationen von Avaya erhalten möchten, können Sie Ihren Widerspruch jederzeit an servicecloud@avaya.com senden.

Darüber hinaus haben Sie in diesem Rahmen auch die Möglichkeit sich für den Erhalt unseres Newsletters sowie weiterer Informationen zu registrieren, indem Sie das entsprechende Feld aktivieren. Informationen dazu finden Sie unter d).

f) Bewerbung als Makler und Abschluss eines Maklervertrags

Avaya arbeitet bei der Vermarktung von Cloud-Lösungen mit Maklern zusammen. Unternehmen haben die Möglichkeit, sich für diese Zusammenarbeit zu bewerben. Zu diesem Zweck werden folgende Daten erhoben: Anrede, Vorname, Nachname, Firmenname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten ist die Anbahnung eines Maklervertragsverhältnisses mit Ihnen.

Sofern der Maklervertrag zwischen Ihnen und Avaya vereinbart wird, werden Ihre Angaben für die weitere Zusammenarbeit gespeichert. Wenn es zu keinem Vertragsabschluss kommt, werden Ihre Daten gemäß den rechtlichen Anforderungen wieder gelöscht.

3. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern + Internationale Transfers

Soweit für die jeweiligen Verarbeitungszwecke notwendig, kann es sein, dass Daten an verbundene Unternehmen gem. §§ 15 ff. AktG (Avaya Gruppe), an andere Verantwortliche (nur soweit dafür eine Rechtsgrundlage besteht) sowie an ausgewählte Auftragsverarbeiter weitergegeben werden. Diese Stellen befinden sich teilweise außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums in sog. Drittländern. In jedem Fall stellt Avaya sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich geschützt werden und gewährleistet ist, dass das europäische Datenschutzniveau für natürliche Personen nicht untergraben wird. Innerhalb der Avaya Gruppe geschieht dies durch verbindliche interne Datenschutzvorschriften („BCR“) bzw. durch Standarddaten-schutzklauseln der EU Kommission, soweit die BCR keine Anwendung finden. Hinsichtlich externen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern wird das Schutzniveau in der Regel durch Standarddatenschutzklauseln der EU Kommission bzw. durch andere geeignete Garantien nach Art. 47 DS-GVO sichergestellt.

4. Dauer der Speicherung

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nur so lange gespeichert, wie für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks notwendig bzw. entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Löschvorschriften (z.B. HGB, Abgabenordnung oder soweit anwendbar TKG).

5. Betroffenenrechte und Widerruf einer Einwilligung

Avaya gewährt Ihnen umfassende Betroffenenrechte, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. So haben Sie grds. das Recht

  •  auf Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO.
  • zur Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO.
  • zur Löschung nach Art. 17 DS-GVO bzw. auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO.
  • auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DS-GVO.
  • auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Bitten wenden Sie sich in diesem Fall an: servicecloud@avaya.com.

6. Beschwerderecht

Sollten Sie Fragen oder Einwendungen zur Datenverarbeitung durch Avaya haben, kontaktieren Sie uns bitte unter unseren zuvor genannten Kontaktdaten, so dass wir Ihr Anliegen schnell und unkompliziert adressieren können. Selbstverständlich haben Sie auch das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

II. Informationspflichten nach § 93 TKG für Nutzer​

Soweit Sie Nutzer unserer Leistungen sind, werden zum Zwecke der Leistungserbringung personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Selbstverständlich werden diese ausschließlich im Einklang mit allen gesetzlichen Anforderungen wie dem Telekommunikationsgesetz, Datenschutz-Grundverordnung und Bundesdatenschutz-gesetz verarbeitet und nur weitergegeben, soweit dies für die Erbringung der Leistungen notwendig ist oder eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht.

Im Rahmen der Nutzung von Avaya Spaces sind dies üblicherweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Chatnachrichten, hochgeladene Dateien, Ihre Meetingräume sowie Logs über die von Ihnen im Space durchgeführten Aktivitäten.

Bei der Nutzung von Avaya Office fallen die typischen Daten für den Betrieb einer Cloud-Telefonanlage sowie Daten für ein- und ausgehende Telefonverbindungen und Abrechnung an. Dies sind Informationen zu unserem jeweiligen Vertragspartner, dessen System Sie nutzen, Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse, Logs über Nutzung, Mailbox- und Fax Daten und Ansagen sowie die entsprechenden von Ihnen erzeugten Verkehrsdaten.

Zudem werden Daten zur Verwaltung Ihres Accounts verarbeitet, wie Ihr Name, E-Mail-Adressen, Lizenzberechtigungen, ggf. Ihr hochgeladenes Profilbild.

III. Datenschutzinformationen zu Avaya Spaces

Stand: August 2020

Einige Fakten über den Datenschutz bei Avaya Spaces:

  • Spaces erhebt nur die Informationen, die benötigt werden, um Ihnen den Dienst bereitzustellen. Nicht mehr;
  • Space-Meetings gehören Ihnen. Wir überwachen sie nicht;
  • Ihre personenbezogenen Daten sind nicht zum Verkauf und werden es niemals sein;
  • Spaces beinhaltet „Pre-Meeting“- und „In-Meeting“-Funktionen, um Ihnen zu ermöglichen, Entscheidungen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und der Ihrer Gäste in Spaces zu treffen.

Wenn Avaya personenbezogene Daten in Spaces verarbeitet, tun wir dies im Allgemeinen im Auftrag unserer Kunden – Unternehmen, die über Unternehmenskonten bei uns verfügen. In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) handeln wir als „Auftragsverarbeiter“ und unser Kunde ist „Verantwortlicher“ und erteilt uns Weisungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir möchten Ihnen hiermit Informationen darüber zur Verfügung stellen, wie Spaces Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und die Datenschutzfunktionen von Spaces beschreiben. 

 

Bei jeder Datenverarbeitung in Spaces befolgen wir stets die Datenschutzgrundsätze und -verpflichtungen gemäß unserer globalen Datenschutzrichtlinie einschließlich unserer verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules). 

 

Wenn wir uns nachfolgend auf einen „Host“ beziehen, meinen wir damit jemanden, der Meetings mit einem Kundenkonto hosten kann; „Sie“ oder der „Benutzer“ oder „Teilnehmer“ ist eine natürliche Person, die Spaces verwendet.

1. Wer stellt Avaya Spaces bereit?

Spaces ist eine Lösung von Avaya. Klicken Sie hier für weitere Informationen zu Avaya.

2. Welche Arten von personenbezogenen Daten verarbeiten wir und für welche Zwecke?

Avaya erhebt und verarbeitet nur personenbezogene Daten, die benötigt werden, um Ihnen Spaces bereitzustellen. Nachfolgend finden Sie eine Liste der Kategorien personenbezogener Daten (zusammen mit bestimmten Datenverwendungszwecken), die in Spaces verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten, die direkt von Ihnen erhoben werden:

Art der Daten

Beispiele

Avaya Spaces verwendet die Daten um …

Kennung

Ihr Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse (Benutzername), Ihre Telefonnummer

  • Ihr Konto einzurichten
  • auf Supportanfragen zu antworten
  • mit Ihnen zu kommunizieren
  • Spaces bereitzustellen

Sonstige kontobezogene Daten

Ihr Profilbild (soweit Sie eine solches hochladen), Sprachpräferenz, Passwort (wenn kein Single-Sign-On-Feature verwendet wird)

  • Ihr Konto einzurichten
  • Spaces bereitzustellen

Vom Benutzer bereitgestellte Inhalte (d. h. Daten, die Sie oder andere während der Nutzung von Spaces hochladen oder erstellen)

Meeting-Aufzeichnungen, öffentliche/private Chats, Dateien und jede andere Informationen, die Sie während der Nutzung von Spaces austauschen

  • Chat-Aufzeichnungen und Dateien zu speichern (damit Sie darauf zurückgreifen können)
  • Meeting-Aufzeichnungen zu speichern (die Audio-, Video- und Bildschirmfreigabeelemente enthalten können)
  • Spaces bereitzustellen

Personenbezogene Daten, die von unserem System generiert werden:

Art der Daten

Beispiele

Avaya Spaces verwendet die Daten um …

Technische Informationen im Zusammenhang mit Ihrem/Ihren Gerät(en), Browser, Ihrer Internetverbindung und Ihrem Netzwerk

  • IP-Adresse
  • Browserart
  • Art und Version des Betriebssystems
  • Art der Kamera, des Mikrofons oder der Lautsprecher, Verbindungsart usw.
  • Kunden Dashboards und Berichte bereitzustellen
  • auf Supportanfragen zu antworten
  • die Leistung unserer Rechenzentren und Netzwerke zu überwachen
  • Spaces durch anonymisierte und aggregierte Daten zu verbessern

Von Ihnen gewählte Einstellungen und Präferenzen

  • Mit ausgeschaltetem Video teilnehmen
  • Mit ausgeschaltetem Audio teilnehmen
  • Meeting-Passwort anfordern
  • Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren
  • Art des Raums (öffentlich oder privat)
  • Ihre Erfahrung mit Spaces individuell gestalten zu können

Metadaten

  • Zeit und Dauer des Meetings
  • Meeting-Teilnehmer
  • E-Mail-Adresse, Name,
    (angezeigter Name) oder andere Informationen, die ein Teilnehmer eingibt, um sich im Meeting zu identifizieren
  • Unternehmens-ID (Kunde)
  • An- und Abmeldungszeit der Teilnehmer
  • Spaces bereitzustellen
  • Kunden Dashboards und Berichte bereitzustellen
  • auf Supportanfragen zu antworten

3. Überwachen wir Ihre Meetings oder verwenden wir Ihre Aufzeichnungen?

Space-Meetings gehören Ihnen. Wir überwachen sie nicht, es sei denn, ein Kunde bittet uns um technischen Support.

 

Spaces enthält eine Funktion für Hosts zur Erstellung von Audio- und Videoaufzeichnungen von Meetings. In diesem Fall ist der Host, der die Aufzeichnung auslöst, dafür verantwortlich, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden, z. B. durch Einholung einer vorherigen Einwilligung der Teilnehmer zum Aufzeichnen des Meetings. Der Host und die Mitglieder des Space können das aufgezeichnete Meeting auf ein lokales Speichergerät herunterladen oder in der Spaces Cloud aufbewahren.

 

Spaces wird alle Teilnehmer über Audio und Video darüber benachrichtigen, dass das Meeting aufgezeichnet wird. Teilnehmer können das Meeting verlassen, wenn sie nicht aufgezeichnet werden möchten.

4. Wer sind die potenziellen Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Dritten nur offenlegen:

 

(a) soweit es erforderlich ist, um Ihnen Spaces bereitzustellen

 

  • Avaya-Konzernunternehmen
    Um Spaces bereitzustellen/Support zu leisten, kann es sein, dass personenbezogene Daten an Avaya-Konzernunternehmen weitergegeben werden. Alle diese Gesellschaften folgen den gleichen strengen Datenschutzpraktiken und -verpflichtungen, die in unserer globalen Datenschutzrichtlinie, den verbindlichen internen Datenschutzvorschriften und den damit verbundenen konzerninternen Vereinbarungen enthalten sind.

  • Externe (dritte) Dienstleister
    Dienstleister greifen nur auf Ihre personenbezogenen Daten zu, soweit dies erforderlich ist, um uns zu helfen, Spaces für Sie bereitzustellen. Avaya übermittelt personenbezogenen Daten nur an solche Dienstleister, wenn diese durch schriftliche Verträge zu strengen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen verpflichtet sind, welche auch das Verbot enthalten, personenbezogene Daten für eigene Zwecke zu nutzen oder personenbezogene Daten an Dritte zu verkaufen. Klicken Sie hier für weitere Informationen zu den externen Dienstleistern von Avaya.

(b) soweit die Lösung aufgrund ihres Designs dazu bestimmt ist, Daten weiterzugeben:

 

  • Meeting-Teilnehmer
    Wenn Sie Spaces verwenden, sind bestimmte personenbezogene Daten, wie Ihr Name (der in der Teilnehmerliste erscheint), Bild (oder Video, wenn Sie es einschalten) und andere Inhalte, die Sie freigeben, während des Meetings für andere Teilnehmer sichtbar. 

  • Avaya-Kunden
    Wie in der Einleitung dieses Dokuments bereits erwähnt, befolgt Spaces die Weisungen unserer Kunden bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten während eines Meetings bei Spaces. In der Regel werden sie nur auf die Namen der zugeordneten Spaces-Benutzer und deren E-Mail-Adressen zugreifen (sowie Fotos und Telefonnummern, wenn diese Daten in ihrem Spaces-Profil hochgeladen werden). Wenn unser Kunde auf eine Anfrage von Ihnen antwortet, können wir ihm helfen, Ihre Rechte zu wahren.

(c) gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften, soweit wir rechtlich verpflichtet sind (z. B. bei gerichtlichen Verfügungen).

5. Verkaufen wir personenbezogene Daten an Dritte?

Keine der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben oder die von Spaces systemgeneriert werden, werden von Avaya an Dritte verkauft. Soweit Dritte als Dienstleister von uns Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben (s. o.), ist diesen streng verboten, die Daten für eigene Zwecke zu nutzen.

6. Datenschutzfunktionen in Spaces:

Bei Spaces gibt es Pre-Meeting- und In-Meeting-Funktionen (sogenannte Funktionen für „Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen“), die Ihnen ermöglichen, eigene Entscheidungen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu treffen. 

  • Spaces-Konto (Profil)
    Sie können Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Bild, Ihre Durchwahl und Ihr Passwort aktualisieren (oder gegebenenfalls hinzufügen), um die Integrität dieser Daten sicherzustellen.
  • Mitgliedschaft bei einer bestimmten Space-Gruppe
    Sie können eine Space-Gruppe verlassen, wenn Sie Mitglied sind und nicht mehr an dieser Gruppe teilnehmen möchten.
  • Kontrolle der Teilnehmer
    Der Host kann einen Teilnehmer des Meetings stummschalten oder ganz aus dem Meeting ausschließen.
  • Cloud-Speicherung von Aufzeichnungen
    Cloud-Aufzeichnungen werden nach Beendigung des Meetings in der Cloud verarbeitet und gespeichert. Diese Aufzeichnungen sind nur für vom Host bestimmte Mitglieder verfügbar. Der Host und die Mitglieder des Space können das aufgezeichnete Meeting zudem auf ein lokales Speichergerät herunterladen. Der Host kann die online gespeicherte Aufzeichnung jederzeit löschen, falls gewünscht.
  • Authentifizierung
    Spaces bietet verschiedene Authentifizierungsmethoden wie Single-Sign-On, Google-Anmeldung, Salesforce-Anmeldung und/oder manuelles Passwort. Je nach Wahl des Kunden können einzelne Methoden abgeschaltet werden. 
  • Benachrichtigungen bei Aufzeichnungen
    Spaces wird alle Teilnehmer über Audio- und Videozeichen benachrichtigen, wenn das Meeting aufgezeichnet wird. Die Teilnehmer können ein Meeting jederzeit verlassen, um die Aufzeichnung zu vermeiden.
  • Inhalt innerhalb einer bestimmten Space-Gruppe
    Der Host kann Folgendes löschen: (a) eine öffentliche Nachricht, die an die Teilnehmer des Meetings gesendet wurde, (b) die Informationen, die in der Space-Gruppe an alle Teilnehmer gepostet wurden, und (c) Aufzeichnungen.
    Jeder Teilnehmer kann seine eigenen Nachrichten sowie sonstige Inhalte löschen, die von Ihm in die Space-Gruppe gesendet wurden. 
  • Kamera und Mikrofon
    Wenn Sie ein Spaces-Konto haben, können Sie Ihre Space-Meetings so konfigurieren, dass die Kamera und das Mikrofon bei jedem Beitritt zu einem Meeting zunächst deaktiviert bleibt. Wenn ein Gast (ohne Spaces-Konto) dem Meeting beitritt, wird seine Kamera und sein Mikrofon standardmäßig eingeschaltet sein. Der Teilnehmer kann die Kamera/das Mikrofon jedoch jederzeit sperren.
  • Passwörter für Meetings
    Der Host kann ein Meeting so konfigurieren, dass ein Passwort für den Zutritt von Gästen zum Meeting benötigt wird. Dies kann entweder für Zutritte auf jedem Weg (also per Telefon sowie per Browser/App) oder nur für die telefonische Einwahl eingestellt werden.
  • Private Meetings / privater Space
    Der Mechanismus für rollenbasierte Zugriffskontrolle (Roles Based Access Control, RBAC) stellt sicher, dass der Host seinen Space so einstellen kann, dass nur von erwünschten Teilnehmern darauf zugegriffen werden kann, nämlich von „Mitgliedern“, die in den Space eingeladen wurden und damit bestimmte Datenzugriffsberechtigungen innerhalb des Space erhalten haben, und von „Gästen“, die nur über beschränkte Kontroll- und Datenzugriffsrechte verfügen.
    Plant der Host ein Meeting mit externen Teilnehmern (Gästen), haben diese keine Einsicht in historische Daten, die möglicherweise im Space gespeichert sind. „Gäste“ sehen nur Chats und Dokumente, die ab Beitritt erzeugt werden. Beiträge und Aufgaben können diese nicht sehen.
    In einem „privaten“ Space (der nur für Mitglieder und Gastgeber zugänglich ist) sind keine Gäste oder Telefon-Einwahl-Benutzer gestattet.
  • Löschen Ihres Spaces-Profils
    Wenn Sie Ihr Spaces-Konto löschen möchten, senden Sie Ihre Anfrage bitte an dataprivacy@avaya.com.

7. Wie lange speichern wir Ihre Inhalte in Spaces?

Der Kunde kann die Aufbewahrungsfrist für alle Inhalte (z. B. Dateien, direkte Nachrichten, Aufzeichnungen usw.), die in Spaces aufbewahrt werden, festlegen, indem er eine einheitliche Unternehmensrichtlinie definiert; die voreingestellte Frist beträgt zwei (2) Jahre. Solange der Kunde dies nicht durch eine Einstellung unterbindet, kann auch der Host entscheiden, wie lange die Daten innerhalb seines Space aufbewahrt werden. Aber nie länger als in der Unternehmensrichtline vorgegeben.

8. Sind Ihre personenbezogenen Daten sicher?

Sicherheit und Datenschutz sind für uns von grundlegender Bedeutung. Daher wenden wir eine Kombination von Sicherheitstechnologien (einschließlich Verschlüsselung), technischen Maßnahmen und organisatorischen Kontrollen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten an.

 

„In transit“ (d. h. während der Datenübertragung) Verbindungen (Video, Audio und Bildschirmfreigabe) werden über kryptographische Transportschichtsicherheitsprotokolle (Transport Layer Security Protocols) verschlüsselt (AES 128-Bit), die für die Bereitstellung von Kommunikationssicherheit über ein Netzwerk entwickelt wurden. Bei der Einwahl von Teilnehmern über das Telefonnetz kann Spaces die Verschlüsselung der Sprach-/Signalübertragung leider nicht gewährleisten.

 

„At rest“ (d. h. bei der Speicherung) wird auf die seitens Avaya gespeicherten personenbezogenen Daten ebenfalls eine Verschlüsselung (AES 256-Bit) angewandt.

 

Darüber hinaus können ggf. Verschlüsselungen von Daten, die auf Mobilgeräten im Cache gespeichert sind, durch das zugrundeliegende Betriebssystem Ihres Geräts bereitgestellt werden (in der Regel wird diese Verschlüsselung in neueren Versionen des Betriebssystems aktiviert – ab iOS 12, Android 8 usw.).

 

Der Videoverkehr wird über das Secure Real-Time Transport Protocol (AES 256-Bit) verschlüsselt.

 

Zudem können Sie Ihr Spaces-Meeting schützen, indem Sie ein Passwort einrichten oder ein privates Meeting aktivieren (siehe Abschnitt 6 oben).

9. Wo speichern wir Ihre personenbezogenen Daten und wo befinden sich die Rechenzentren?

Während der Nutzung von Spaces werden Ihre personenbezogenen Daten wie folgt gespeichert: (a) auf der Cloud-Back-End-Anwendung und (b) in der mobilen App oder der Browser-Anwendung, die Sie verwenden.

 

Die Kerndatenbank von Spaces (z. B. Chatinhalte, Aufzeichnungen, Aufgaben) befindet sich in Deutschland, während die übrigen personenbezogenen Daten (d. h. Benutzerkontodaten) in den USA gespeichert werden.

 

Um Ihnen qualitativ hochwertige Videokonferenzen zu bieten, wird Spaces den Medienserver mit der schnellsten Verbindung (dies ist in der Regel der Server, der Ihrem Standort am nächsten ist) verwenden, um Ihr Videosignal zu verarbeiten. Dafür nutzen wir die Google Compute Engine auf Medienservern in: den USA, den Niederlanden, Großbritannien, Deutschland, Singapur und Indien (mit Reservemedienservern in den USA und Belgien).

 

Auf die personenbezogenen Daten kann von den Ländern, in denen sich unsere Unterauftragnehmer (einschließlich der Avaya-Konzernunternehmen) befinden, zugegriffen werden (weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 4 oben).

10. Wie können Sie das globale Datenschutzbüro von Avaya kontaktieren?

Sie erreichen das globale Datenschutzbüro von Avaya unter dataprivacy@avaya.com oder postalisch an Avaya Global Privacy Office, Avaya Deutschland, Theodor-Heuss-Allee 112, 60486 Frankfurt am Main.