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Heiter, weil wolkig: Wie funktioniert smartes Telefonieren in der Cloud?

Aktuelle Lösungen rund um Cloud Telefonie, PBX Telefonanlagen und arbeiten mit Collaboration Anwendungen.

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Warum lohnt sich Unified Communication?

Die Digitalisierung hat vieles vereinfacht und manches hervorgebracht, das sich noch vereinfachen lässt. Zum Beispiel die Vielzahl unserer verfügbaren Kommunikationskanäle. Jeder einzelne bringt eigene Regeln, Vor- und Nachteile mit sich. Unified Communication vereint die Kommunikationswege von Unternehmen und macht den Austausch zwischen Kollegen, Kunden und Partnern deutlich effizienter.

Was ist Unified Communication?

Genießen Sie nicht auch, dass die Digitalisierung so vieles vereinfacht hat? Wir haben jederzeit von nahezu überall aus Zugriff auf wichtige Informationen, tauschen Dateien aus und kommunizieren ortsunabhängig. Die Zahl der Kanäle ist stark gewachsen. Mittlerweile sind es aber so viele geworden, dass es einigen Mehraufwand erfordert, den Überblick und die Effizienz bei der Zusammenarbeit nicht zu verlieren. Es herrscht ein Nebeneinander von Telefonie, E-Mail, Fax, SMS, Filehosting, Dateiservern, Text-, Video-, Audio-Chat und allem anderen. Sie alle haben ihre Vor- und Nachteile in Bezug auf die Praktikabilität, die Erreichbarkeit, die Gleichzeitigkeit, etc. Und sie alle sind voneinander getrennt. Mit Unified Communication (dt.: “vereinheitlichte Kommunikation”) hat sich ein Prinzip etabliert, alle relevanten Kommunikationskanäle und -formate zu vereinen und ihre Anwendung zu optimieren. Statt der Vielzahl an „Insellösungen“ wie Chat-Software, Serverzugang, Telefon-App, usw. gibt es nur noch einen UC-Client. Dieser vereint alle relevanten Dienste in einer Anwendung und ist auf allen internetfähigen Endgeräten verfügbar, ob Desktop, Laptop, Smartphone oder Tablet.

Woraus besteht Unified Communication?

Unified Communication ist also keine weitere Technologie, sondern bündelt vorhandene Kanäle. Durch eine solche Zusammenführung gewinnt auch die Zusammenarbeit in Teams deutlich an Effizienz, weshalb auch der Begriff Unified Communication & Collaboration (UCC) verwendet wird. Unified Communication setzt sich aus diesen vier Funktionen zusammen:

● Medienintegration,
● Präsenzfunktion,
● Kontextintegration und
● Kooperationsfunktionen.

Medienintegration

Medienintegration vereint verschiedenste Formate wie Text, Audio oder Video mit Instant Messaging in der einheitlichen Oberfläche des UC-Client. Die Kommunikationspartner können sich in jedem dieser Formate austauschen und es ist jederzeit möglich, zwischen den Übertragungsformen zu wechseln oder dabei Dateien zu verschicken – alles bei mobiler Erreichbarkeit.

Präsenzfunktion

Nicht alle Teammitglieder sind jederzeit präsent. Manche befinden sich im Home Office, auf Dienstreise oder in externen Büros. Nutzer von Unified Communication Lösungen können ihren Verfügbarkeitsstatus anzeigen lassen. So wird für alle anderen ersichtlich, wer erreichbar, abwesend, beschäftigt oder offline ist. Dieser Status lässt sich entweder manuell einstellen oder er ändert sich entsprechend automatisch, wenn der Nutzer ein Gespräch beginnt oder beendet. Auf diese Weise entfallen zum Beispiel Anrufe bei Personen, die gerade beschäftigt oder im Gespräch sind. Auch die Art des verwendeten Endgeräts lässt sich mitteilen.

Kontextintegration

Kontextintegration erlaubt es, den UC-Client mit anderen Anwendungen zu verknüpfen. Ein typischer Anwendungsfall ist die Einbindung eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM-System). Bei eingehenden Kundenanrufen sucht das System anhand der Nummer automatisch den Datensatz des entsprechenden Kunden und zeigt alle wichtigen Informationen an. Der Mitarbeiter weiß sofort, wer anruft, worum es sich handelt, wie die bisherige Kommunikation verlaufen ist, etc. und kann sich optimal auf seinen Gesprächspartner einstellen. UC vereinfacht auch den Umgang mit den Kontaktdaten von Kollegen. So ist es möglich, verschiedene Geräte wie Festnetz- oder Mobiltelefon über eine einheitliche Nummer zu erreichen.

Kooperationsfunktionen

Mit seinen Kooperationsfunktionen verbessert UC die Zusammenarbeit im Team, aber auch die Kommunikation mit Geschäftspartnern oder Kunden. Zu diesen Funktionen gehören zum Beispiel:

● Video-Konferenzen in HD-Qualität,
● Individuelle Meetingräume,
● Interaktives Whiteboard und
● Screen- sowie File-Sharing.

Bei Videokonferenzen lassen sich auch externe Teilnehmer einbinden. Die Einwahl erfolgt ganz einfach über den Webbrowser. Laden Sie Kollegen oder Partner in virtuelle Meetingräume ein, um dort mit ihnen Themen zu vertiefen oder Präsentationen vorzuführen. Mit einem interaktiven Whiteboard verdeutlichen Sie Ihren Gesprächspartnern live Ideen oder lassen Konzepte vor deren Augen entstehen. Mittels Screen-Sharing teilen Sie auf Knopfdruck Ihre Bildschirmansicht mit Ihren Gesprächspartnern und die Funktion des File-Sharings erlaubt einen sofortigen Austausch von Dateien, ganz ohne umständliche E-Mail-Anhänge.

Was sind die Vorteile von Unified Communication?

Effizientere und flexiblere Prozesse

Unified Communications macht Ihre Kommunikations- und Geschäftsprozesse deutlich effizienter. Überflüssige Kommunikation entfällt, denn es herrscht Transparenz bei der Erreichbarkeit von Teammitgliedern. (Ist meine Zielperson gerade in einem Meeting oder kann ich sie anrufen? Wenn nicht, kann ich eine Nachricht hinterlassen.) Durch den einfachen Dateienaustausch gewinnt die Zusammenarbeit einzelner Kollegen an Qualität und Geschwindigkeit. Reaktionszeiten im Unternehmen verkürzen sich, die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigt. Mit Unified Communication Lösungen arbeiten Ihre Teams wesentlich flexibler, denn der UC-Client ist auf den unterschiedlichsten Endgeräten verfügbar und funktioniert ortsunabhängig, so lange eine stabile Internetverbindung besteht.

Alles wird einfacher, kosteneffizienter, sicherer

Da alle Dienste wie Telefonie, Messaging und Konferenzen in einem Tool gebündelt sind, sinkt der administratorische Aufwand für Ihre IT-Abteilung drastisch. Mit Unified Communication Lösungen minimieren Sie auch Ihre Anschaffungs- und Wartungskosten, da viele Dienste wegfallen bzw. integriert werden. Hochwertige Kollaborationsfunktionen wie Video-Konferenzen in HD-Qualität und interaktives Screen-Sharing sparen außerdem Kosten für so manche Dienstreise oder die Miete für Konferenzräume. Im Gegensatz zu analogen Telefonanlagen ist es auch nicht mehr notwendig, in weitere Hardware pro Mitarbeiter zu investieren. Weniger Anwendungen bedeuten zudem mehr Sicherheit. Statt eines Programms für jeden Dienst, von denen jedes seine eigenen Sicherheitsrisiken mitbringt, läuft der gesamte Austausch zentral über den UC-Client.

Was Teamwork Ihrem Unternehmen bietet.

Die cloudbasierte Unified Communication Lösung Teamwork sorgt für einen optimalen Daten- und Informationsaustausch, reibungslose Workflows und effizientes Management, ob im Büro, zu Hause oder am anderen Ende der Welt. Hier sind alle relevanten Kommunikationskanäle, Informationen und Daten gebündelt, gespeichert und zugänglich. Die Kommunikation Ihrer Teammitglieder ist transparent und nachvollziehbar. Das innovative, cloudbasierte Collaboration-Tool dient als virtueller Meeting-Raum, den jeder freigeschaltete Mitarbeiter weltweit über Computer, Tablet oder Smartphone betreten kann. Dateien austauschen, Bildschirminhalte teilen und Videokonferenzen abhalten – all das wird mit Teamwork besonders einfach. Selbst komplexe Projekte lassen sich ideal steuern, denn die Lösung unterstützt Sie dabei, Aufgaben zu koordinieren und den Projektfortschritt zu verfolgen. Mehr dazu erfahren Sie hier .