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Heiter, weil wolkig: Wie funktioniert smartes Telefonieren in der Cloud?

Aktuelle Lösungen rund um Cloud Telefonie, PBX Telefonanlagen und arbeiten mit Collaboration Anwendungen.

TRENDs

Vom Fax zur Cloud-Telefonie: Wie hat die digitale Transformation die Kommunikation am Arbeitsplatz verändert?

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet voran und hat fast sämtliche Bereiche verändert. Der digitalen Transformation kann sich heute kaum ein Unternehmen entziehen. Entsprechend umfangreich sind die Veränderungen der digitalen Transformation, die das Berufsleben und die Kommunikation am Arbeitsplatz betreffen. Wo früher das Fax-Gerät schnurrte, pingt heute der Mail-Benachrichtigungston, Meetings im Konferenzraum sind heute nur noch eine von zahlreichen Möglichkeiten, sich im Team, mit Kunden und Partnern auszutauschen. Wie der Rest der Welt ist auch die Kommunikation am Arbeitsplatz flexibler, schneller, individueller, unabhängiger von Ort und Zeit geworden. Den vielfältigen Anforderungen an die moderne Form von Arbeit tragen Cloud-Telefonie und –Kommunikationslösungen Rechnung. Und sie tragen dazu bei, dass Betriebe sich als moderne Unternehmen positionieren können, die attraktive Arbeitsbedingungen zu bieten haben.

Collaboration Tools als Beispiel für fortschreitende Digitalisierung in Unternehmen

Ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor von Unternehmen ist die interne Kommunikation. Informationen und Wissen werden von den Arbeitnehmern geteilt und abteilungsübergreifend diskutiert. Aus einer transparenten Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten kann idealerweise ein Wir-Gefühl entstehen, das zu einer verbesserten Arbeitsatmosphäre und einer hohen Mitarbeiter-Produktivität führt. Durch die digitale Transformation ist es heutzutage möglich aus dem Home-Office oder aus dem Zug für Kunden, Kollegen und Partner erreichbar zu sein und auf Dokumente zuzugreifen. Über Collaboration Tools wie Teamwork kann die interne Kommunikation optimiert und flexibler gestaltet werden. Mitarbeiter profitieren von einer Digitalisierung in Unternehmen, da sie sich mit Collaboration Tools schneller informieren, und gemeinschaftliche Projekte einfacher bearbeiten können.

So können selbst größere Teams von verschiedenen Standorten effektiv und strukturiert an gemeinsamen Projekten arbeiten. Wer als Unternehmen einen modernen Arbeitsplatz und flexible Arbeitsmodelle bieten kann, hat in Zeiten der digitalen Transformation, in der mehr denn je Faktoren wie z.B. Work-Life-Balance zählen, bessere Chancen als Arbeitgeber positiv wahrgenommen zu werden.

Meetings in der Cloud – unabhängig von Zeit und Ort

Viele Unternehmen setzen bei Web- und Videokonferenzen auf das Cloud-Modell, da hier die Vorteile der Collaboration-Lösungen voll zum Tragen kommen. Durch die hohe Flexibilität kann auf die digitale Transformation und die rasante Technologieentwicklung reagiert werden. Eine wesentliche Stärke von Collaboration Tools ist auch hier die Flexibilität der Meetings. Weder Tag und Uhrzeit, noch der Standort der Mitarbeiter spielen eine Rolle. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung und ein Smartphone, Computer oder Tablet. Die jeweiligen Mitarbeiter loggen sich, wo auch immer sie sich aktuell befinden, einfach in die Cloud, bzw. ins Meeting ein.

Meetings im virtuellen Meetingraum haben folgende Vorteile für Unternehmen:

  • Eine große Zahl an Mitarbeitern kann gleichzeitig oder zeitversetzt an Dokumenten oder Projekten arbeiten.
  • Jeder Mitarbeiter kann von jedem Standort dem virtuellen Raum beitreten.
  • Alle Informationen und Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert und stehen für alle Teilnehmer zur Verfügung.
  • Schnelle Reaktion auf sich ändernde Märkte und Kundenbedürfnisse.
  • Agile und schnelle Kommunikation innerhalb der Teams.
  • Aufgaben können direkt verteilt und Teams dadurch effizient koordiniert werden.

Kommunikation heute: Flexibel, günstig und platzsparend

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen können von Cloud-Diensten profitieren, da sie nicht nur einen flexiblen Arbeitsalltag fördern, sondern in der Regel zusätzlich deutlich günstiger als herkömmliche Telefonanlagen- oder Kommunikationssysteme sind. Durch die Auslagerung in die Cloud entfällt die Beschaffung und Wartung herkömmlicher Kommunikationssysteme. Zudem lassen sich durch Cloud-Dienste einfacher Anpassungen aufgrund von Unternehmens- und Personalveränderungen vornehmen, die in Zeiten der digitalen Transformation deutlich schneller und häufiger auf Unternehmen zukommen. Benutzerprofil für neue Mitarbeiter lassen sich mit wenigen Klicks anlegen, nicht mehr benötigte Nutzerprofile auch wieder einfach entfernen. Für zusätzliche Nutzer ist – bis auf ein Headset – keine zusätzliche Hardware nötig.

Durch die Auslagerung in die Cloud reduziert sich in Unternehmen zusätzlich die Anzahl der Endgeräte. Fax-Geräte und Telefonanlagen gehören schon heute in manchen Büros der Vergangenheit an. Stattdessen kann das Fax nun per Mail über die Cloud gesendet werden, was den Platz und den Geldbeutel aufgrund wegfallender Neuanschaffungen und Wartungen entlastet.