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Heiter, weil wolkig: Wie funktioniert smartes Telefonieren in der Cloud?

Aktuelle Lösungen rund um Cloud Telefonie, PBX Telefonanlagen und arbeiten mit Collaboration Anwendungen.

KMU

So meistern Sie erfolgreich den Wechsel in die Cloud.

Cloudbasierte Telefonielösungen eignen sich für Unternehmen, die ein Kommunikationssystem suchen, das sicher, kostengünstig, flexibel in Bezug auf Standort, Mitarbeiter und Geräte ist. Zudem überzeugen cloudbasierte VoIP-Telefonanlagen viele Unternehmen, da sie sich einfach und mit wenig (Wartungs-) Aufwand bedienen lassen und zuverlässig hohe Qualität und Funktionalität gewährleisten.

Weil Cloud-Telefonie Lösungen sich den aktuellen Unternehmensanforderungen anpassen, sind solche Systeme ideal für Betriebe, die vernetzt und agil arbeiten bzw. sich auf Wachstumskurs befinden. Cloud-Telefonie Systeme erfüllen die Standards der modernen internen und externen Unternehmenskommunikation.

Unsere Checkliste soll Ihnen die Suche nach einem passenden Anbieter erleichtern und Ihnen eine erste Orientierung bei einem Wechsel zur Cloud-Telefonie geben: 

I. Evaluationsphase

  • Welche Anforderungen haben Sie an die Lösung?

    Viel Telefonkomfort wie Konferenzen, individuelle Anrufbeantworter, Chef-Sekretariats-Funktion oder einfache Call-Center-Unterstützung wird von cloudbasierten VoIP-Telefonanlagen ohnehin geboten. Eine Analyse und Dokumentation im Vorfeld ist immer sinnvoll. Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken, welche Funktionen für die Prozesse und Ziele des Unternehmens wichtig sind und ob diese sich mit der Cloud-Lösung umsetzen lassen.

  • Welche Arten von Telefonie-Lösungen gibt es? Welche Rolle spielen Unified Communications für das Unternehmen?

    Unified Communications (UC) vereint alle relevanten Kommunikationsdienste wie die klassische Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail als auch Voice-Mail und Instant Messaging. Mit UC können Nutzer der Cloud-Telefonie jederzeit und ortsunabhängig auf Geräte und Informationen zugreifen. Unternehmen profitieren von der Zusammenführung aller relevanten Kommunikationsdienste, um Kommunikations- und Geschäftsprozesse zu optimieren. Unternehmen, die einen Umzug ihrer Telefonanlage in die Cloud in Erwägung ziehen, sollten sich über diese Möglichkeiten informieren und abschätzen, ob sie ihnen nicht schon heute Vorteile im Geschäftsalltag bieten.

  • Wie hoch ist das Budget?

    Ein Vorteil von cloudbasierten VoIP-Telefonanlagen, die für einen Wechsel zur Cloud-Telefonie sprechen, ist ihr günstiger Preis. Im Vergleich zur klassischen Telefonanlage entfallen bei cloudbasierten VoIP-Telefonanlagen hohe Anschaffungskosten. Doch Sie sollten auch darauf achten, dass Ihr Anbieter leistungsabhängige Tarife anbietet, so dass Sie nur bezahlen, was Sie auch brauchen.
    Bei Avaya beispielsweise sorgen verbindliche Tarifmodelle dafür, dass die Kosten stets überschaubar bleiben. Achten Sie bei Vertragsabschluss auch auf Laufzeiten, Gebühren und Preisverbindlichkeit.

    Wählen Sie einen Cloud-Anbieter, der auf nur scheinbar günstige Einstiegsangebote, lange Vertragslaufzeiten sowie versteckte Kosten verzichtet. Bei Anbietern, die pro Nebenstelle abrechnen, ist ebenso genaues Hinsehen von Vorteil: Wenn wie bei dieser Variante jedes einzelne Endgerät als Nebenstelle berechnet wird, schnellen die Kosten leicht in ungeahnte Höhen. Neben attraktiven leistungsorientierten Tarifen bieten qualitätsorientierte Anbieter wie Avaya zudem die Option, das Cloud-Telefonie System erst einmal kostenlos zu testen .

    In solchen meist mehrwöchigen Praxistests erfahren Sie am besten, ob sich das System mit seinen spezifischen Einstellungsmöglichkeiten, Oberflächen, Features auch wirklich für Ihr Unternehmen eignet.

II. Planungsphase

  • Ist eine schnelle Internetverbindung vorhanden?

    Achten Sie bei einem Wechsel zur Cloud-Telefonie darauf, dass eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorhanden ist, die eine reibungslose Kommunikation ermöglicht. Buchen sie ein entsprechend großes und schnelles Datenvolumen. Im Down- als auch im Upload sollte in der Regel eine Bandbreite von ca. 80-120 kBit für jede geplante Telefonverbindung verfügbar sein, um eine hohe Sprachqualität gewährleisten zu können. Es ist zwar möglich Nebenstellen bei Cloud-Telefonanlagen hinzu zu buchen, die Erhöhung der Bandbreite lässt sich jedoch nicht immer so schnell realisieren. Daher lohnt es sich, künftigen Bedarf von Beginn an mit einzukalkulieren.

  • Gibt es Verantwortlichkeiten für die Koordination?

    Für einen reibungslosen Ablauf sollten Unternehmen rechtzeitig definieren wer die Buchung und Verwaltung der Nebenstellen, die Einrichtung der cloudbasierten VoIP-Telefonanlagen und die Einrichtung und Aktivierung der gewünschten Funktionen verantwortet und umsetzt. Nicht alle Mitarbeiter benötigen einen Zugang zur Konfiguration und Verwaltung der Telefonanlage. Die Einrichtung der VoIP-Telefonanlage ist intuitiv und kann auch ohne Erfahrung durchgeführt werden. In der Regel wird die Umsetzung ein IT-Beauftragter in Abstimmung mit dem Anbieter der Cloud-Telefonanlage übernehmen.

  • Kostenlose Rufnummernportierung

    Der Wechsel zur Cloud-Telefonie bedeutet nicht automatisch die Umstellung auf neue Rufnummern. Ihre bestehende(n) Nummer(n) nehmen Sie einfach mit. Stellen Sie dazu eine Liste aller ins Cloud-Telefonie System zu integrierenden Rufnummern zusammen und prüfen Sie, ob der Telefonie Anbieter die kostenlose Nummernportierung gewährleistet. Beim Wechsel zu einer Avaya Cloud Kommunikationslösung können Sie Ihre bereits bestehende Rufnummer ohne zusätzliche Kosten mitnehmen und sind wie gewohnt erreichbar.

  • Werden neue Endgeräte benötigt und wenn ja, welche Hardware kommt in Frage?

    Achten Sie darauf, dass Sie standardbasierte SIP Endgeräte mit ihrer cloudbasierten VoIP-Telefonanlage verwenden können.

    Es sollte gewährleistet sein, dass sich Ihre Endgeräte via SIP-Username und SIP-Passwort integrieren lassen. So bleiben Sie auch in dieser Hinsicht flexibel. Für Unternehmen, die den Wechsel zur Cloud-Telefonie mit der Umrüstung auf neue Geräte kombinieren möchten, halten erfahrene Anbieter wie Avaya zahlreiche hochwertige Cloud-Telefonie Modelle bereit.

    Die Avaya Endgeräte der J-Serie müssen beispielsweise nicht umständlich konfiguriert werden, sondern sind per Plug&Play sofort einsetzbar. Neben der J-Serie sind auch alle weiteren Endgeräte von Avaya optimal auf das Cloud-Telefonie System abgestimmt, überzeugen durch höchste Qualität sowie perfekte Passung und sind vielen handelsüblichen Geräten von Drittanbietern überlegen.

Benötigen Sie zusätzliche Beratung?

Der Wechsel zur Cloud-Telefonie führt häufig zu einer großen Unsicherheit der Mitarbeiter, da sie den Umgang mit dem neuen System nicht gewohnt sind. Einige Anbieter bieten zusätzliche Schulungen und Services an, um den Wechsel zur Cloud-Telefonie zu erleichtern. Sie benötigen Unterstützung bei der Einrichtung? Melden Sie sich gerne bei unserem Avaya Cloud Team.