BLOG

Heiter, weil wolkig: Wie funktioniert smartes Telefonieren in der Cloud?

Aktuelle Lösungen rund um Cloud Telefonie, PBX Telefonanlagen und arbeiten mit Collaboration Anwendungen.

KMU

So blicken Sie durch bei den Kosten für Cloud-Telefonie

Die einzelnen Tarife und Pakete der vielen Cloud-Anbieter sind nicht einfach zu vergleichen. Das macht es schwer, die tatsächlichen Cloud-Telefonie Kosten einzuschätzen und den geeigneten Service zu finden. Wir geben Tipps, wie Sie wirtschaftlich durch den Tarifdschungel kommen und einen günstigen Cloud-Telefonie Anbieter finden.

Welcher Cloud-Telefonie Anbieter passt überhaupt zu Ihnen?

Bevor Sie sich einen Cloud-Telefonie Anbieter oder dessen Preise genauer anschauen, können Sie das Feld ausdünnen, indem Sie Ihre Anforderungen an eine Telefon-Cloud konkretisieren. Denn Cloud-Telefonie gibt es in vielen Varianten und nicht alle passen zu Ihrem Unternehmen. Mithilfe der folgenden Fragen grenzen Sie das Feld der Telefonie-Anbieter ein, die für Sie infrage kommen und schaffen Klarheit im Auswahlprozess. Diese Kriterien beeinflussen auch die finalen Kosten Ihrer künftigen VoiP-Telefonanlage.

  • Wie hoch ist Ihre Nutzerzahl?

    Die Zahl der Arbeitsplätze ist oft entscheidend für den Preis der Cloud-Telefonie, denn die meisten Angebote basieren auf der Nutzerzahl. Kleinere Tarife beinhalten aber meist drei bis fünf Nebenstellen und verfügen schon über eine Flatrate ins Deutsche Festnetz.

  • Welche Rolle spielt Skalierbarkeit für Sie?

    Benötigen Sie eine flexible VoiP-Telefonanlage, die sich schnell an neue Standorte und Mitarbeiter anpassen lässt oder gibt es wahrscheinlich wenig Veränderung?

  • Benötigen Sie aufwendige Funktionen?

    Business-Telefonie reicht vom normalen Telefongespräch über Telefonkonferenzen via TK-Anlage bis zur Einbindung in ein Kundenzentrum und Unified Communications. Reichen Ihnen die Grundfunktionen oder benötigen Sie weitere Services? Prüfen Sie den gewünschten Funktionsumfang genau und schreiben Sie die Einzelheiten auf.

  • Benötigen Sie eine Cloud-Integration mit Backend-Systemen?

    Möchten Sie Ihre Telefon-Cloud in IT-Systeme einbinden? Werfen Sie einen genauen Blick auf die Standardschnittstellen des Cloud-Telefonie Anbieters. Gehen diese nicht weit genug, kommen Sie um individuelle Entwicklungen nicht herum.

  • Wie sieht das Sicherheitskonzept aus?

    Daten- und Ausfallsicherheit sollten Sie in jedem Fall höher bewerten als die finalen Kosten. Sie haben nichts von einer günstigen Telefon-Cloud, wenn Sie sie nicht nutzen können. Der Cloud-Telefonie Anbieter sollte in der Lage sein, Risiken zu minimieren und auf Probleme schnell zu reagieren.

  • Welche Investitionen in Ihre Infrastruktur sind nötig?

    Reichen Ihre bestehenden Netzanschlüsse und Bandbreiten aus? Sprachtelefonie erfordert mindestens 100 kbit/s (Up- und Downloadraten). Gegebenenfalls müssen Sie neue Verträge abschließen.

  • Ist mobiler Zugang erforderlich?

    Mit mobilen Endgeräten sind Nutzer immer und überall erreichbar. Gerade für Kollegen im Außendienst ist das ein großer Vorteil. Vergewissern Sie sich, ob und wie gut der Cloud-Telefonie Anbieter die Mobilität in die Telefon-Cloud integriert.

  • Wie steht’s mit dem Support?

    Abseits vom Funktionsumfang der VoiP-Anlage sind auch die Details zum Support entscheidend. Muss es Vor-Ort-Service sein oder genügt eine Online-Betreuung durch den VoiP-Anbieter? Verfügen Sie über technisches Grundwissen, genügt vielleicht Support per Telefon, Mail oder Chat.

  • Wie lange möchten Sie sich binden?

    Einige Verträge sind monatlich kündbar, bei anderen beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate. Die Wahl des richtigen Vertragsmodell hat daher einen maßgeblichen Einfluss auf die Cloud-Telefonie Kosten.

Wie setzen sich die Preise der Cloud-Telefonie zusammen?

Sind Sie sich über Ihre Anforderungen an Business-Telefonie im Klaren sind, können Sie diese mit den gebotenen Leistungen abgleichen. Viele Angebote klingen an der Oberfläche verlockend, führen unterm Strich aber zu mehr Kosten als zunächst angenommen und treiben die Preise der Cloud-Telefonie in die Höhe. Steht eine besonders günstige Grundgebühr im Mittelpunkt, sollten Sie davon ausgehen, dass zusätzliche, aufwendigere Funktionen wie Mail2Fax, Fax2Mail oder Telefonkonferenzen dazu gebucht werden müssen. Manche VoiP-Anbieter berechnen auch die Nutzung von zur Verfügung gestellten Endgeräten. Dabei können die Cloud-Telefonie Kosten schnell in die Höhe gehen.

Welche Details sind bei der Wahl des richtigen VoiP-Anbieters wichtig?

Achten Sie auf die Abrechnungsmodelle! Davon gibt es verschiedene am Markt und alle haben ihre Vor- und Nachteile.

  • Einrichtungsgebühren

    Einige VoiP-Anbieter berechnen Einrichtungsgebühren für die Bereitstellung. Die meisten bieten bei Bedarf auch einen Konfigurationsservice an, der jedoch extra berechnet wird. Falls Sie auf IP-Telefone umsteigen möchten, empfiehlt es sich, nach Angeboten Ausschau zu halten, bei denen die IP-Endgeräte im Preis inbegriffen sind.

  • Pro Nutzer, Rufnummer oder Endgerät?

    Bei vielen, aber nicht allen Cloud-Anbietern können Sie die Anzahl der Nebenstellen sehr genau buchen. Achten Sie auf diese Möglichkeit, damit Sie nicht für Anschlüsse zahlen, die Sie gar nicht nutzen. Wird pro Endgerät abgerechnet, sollten Sie genau überlegen, unter wie vielen Rufnummern und Endgeräten ein Teilnehmer in der Telefon-Cloud erreichbar sein muss. Bei einer Abrechnung pro Nutzer ist es sinnvoll, zu prüfen, ob alle Mitarbeiter wirklich jede Funktion benötigen. Statt einer unternehmensweiten Einstellung für alle Endgeräte wäre es dann wirtschaftlich, bestimmte Möglichkeiten nur auf Apparate zu beschränken, die diese Option wirklich brauchen. Ob der Funktionsumfang pro Mitarbeiter eingestellt werden kann, ist jedoch ebenfalls von Anbieter zu Anbieter verschieden.

  • Verbindungsentgelte für Anrufe

    Neben den Grundgebühren entstehen weitere Kosten für die eigentlichen Verbindungen. Diese variieren je nach Cloud-Anbieter, basieren aber meist auf einem Minutenpreis. Wird in Ihrem Unternehmen viel telefoniert, lohnt es sich vielleicht eine Flatrate zu buchen.

  • Zusätzliche Features

    Die meisten Cloud-Telefonanlagen bieten bereits im Grundpaket mehr als 150 Funktionen. Auf Wunsch können Sie aber auch weitere Features hinzubuchen. Informieren Sie sich deshalb vorher darüber, welche Funktionen in Ihrem Paket enthalten sind und für was ggf. noch geringe monatliche Kosten hinzukommen.

Zusammenfassung

Vor der Provider-Auswahl sollten Sie sich im Klaren sein, welche Kriterien Ihre Telefon-Cloud erfüllen soll. Dabei stehen die bloßen Kosten nicht allein im Mittelpunkt, sondern auch Ausfallsicherheit, Funktionsumfang, Nutzerzahl, Service-Angebot, etc. Haben Sie diese Fragen für sich beantwortet und die VoiP-Anbieter entsprechend gefiltert, prüfen Sie die Abrechnungsmodelle der verbliebenen Provider. Auf diese Weise finden Sie das passende Angebot und behalten die Cloud-Telefonie Kosten unter Kontrolle.