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Heiter, weil wolkig: Wie funktioniert smartes Telefonieren in der Cloud?

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Schneller, einfacher, günstiger: das Online-Fax

Obwohl das Fax aus dem 19. Jahrhundert stammt, ist es heute immer noch weit verbreitet. In Form des Online-Fax lebt die Fernkopie weiter und vereint im Rahmen von Unified Communications gewohnte Vorteile mit neuen. Die Transformation zum digitalen Fax ist gelungen.

Vom Fax zum Online-Fax

Nach den Rauchzeichen, dem Brief und dem Morsen wurde 1843 schließlich das Telefax vorgestellt. Trotz seines hohen Alters erfreut sich dieser Kommunikationskanal immer noch großer Beliebtheit. Seine eigentliche Hochphase hatte das Fax in den 80er und 90er Jahren des letzten Jahrhunderts. Davor war der Betrieb einfach zu teuer, so dass die Technologie nur offiziellen Stellen oder Redaktionen vorbehalten war. Ein Grund der Beliebtheit war der rechtssichere und beweisbare Versand von Dokumenten. Das konnte bis dahin nur das Einschreiben bieten. Inzwischen steht längst die E-Mail auf Platz 1 der verwendeten Kommunikationskanäle, aber das Fax hält sich tapfer auf Platz 2. Laut einer Umfrage des Verbandes bitkom aus dem Jahr 2018 nutzen 62 Prozent der Unternehmen häufig oder sehr häufig das Fax als Kommunikationsmittel. Auch wenn seine Bedeutung abnimmt, bleibt es relevant und hat als Online-Fax den Sprung in die digitale Zukunft geschafft.

Sind Fax und All-IP kompatibel?

Es ist ein Mythos, dass im Zeitalter von All-IP das Faxen nicht mehr möglich sei. Tatsächlich gab es Inkompatibilitäten zwischen Faxgeräten mit alten und neuen Standards (Gruppe 3, T.37 und T.38). Inzwischen ist das Online-Fax aber eine zuverlässige und leistungsstarke Lösung, die nicht mehr die Schwachstellen der herkömmlichen Fax-Technologie aufweist.

Verglichen mit dem traditionellen Fax sind Arbeitsaufwand und Kosten beim Online-Fax deutlich geringer. Die Anbindung an die digitalen Kommunikationskanäle des Unternehmens gestaltet sich im Rahmen von Unified Communications besonders einfach. Bei vielen Cloud-Telefonanlagen gehört Online-Fax zum Funktionsumfang. Ein klassisches Faxgerät ist dazu nicht mehr nötig.

Was sind Fax2Mail und Mail2Fax?

Fax2Mail (engl.: „Fax zu Mail“) und Mail2Fax („Mail zu Fax“) stehen für das Versenden und Empfangen von digitalen Faxnachrichten. Das geschieht nun nicht mehr über ein Hardware-Faxgerät, sondern – ganz eingebunden in die digitale Infrastruktur eines Unternehmens – per E-Mail. Für den Versand werden die entsprechenden Seiten einfach ins PDF-Format konvertiert und anschließend als E-Mail-Anhang an die Zielfaxnummer verschickt. Der Empfang ist ähnlich einfach: Eingehende Faxe landen als PDF-Anhänge im E-Mail-Postfach. Die Fax2Mail-Funktionen steht Ihnen bei den Avaya Business Telefonie-Paketen Business und Power zur Verfügung.

Was sind die Vorteile des Online-Fax?

Der Umstieg auf das Online-Fax bietet Unternehmen eine ganze Reihe von handfesten Vorteilen.

Kostengünstig

Sie sparen nicht nur die Anschaffungs- und Wartungskosten für klassische Faxgeräte. Auch die Ausgaben für Papier und Verbrauchsmaterialien wie Toner entfallen komplett. Alles was es braucht, sind ein Internetzugang und ein E-Mail-Account.

Zeitsparend

Faxe auf klassischem Weg zu verschicken war sehr aufwändig und verlangte eine ganze Reihe von Arbeitsschritten. Ein Mitarbeiter musste die Seite(n) erstellen (meistens durch einen Ausdruck), anschließend zum Faxgerät gehen und dort warten, bis der Versand abgeschlossen war. Dann wurde das Dokument archiviert. Beim Online-Fax lassen sich all diese Schritte einfach am Rechner per Mausklick erledigen und aus Ihrem E-Mail-Account wird ein Faxgerät. Eingehende Faxe werden direkt in E-Mails konvertiert und in den Posteingang des Benutzers übermittelt. Möchten Sie ein Fax per Mail weiterleiten, können Sie das entsprechende Dokument direkt über Ihr E-Mail-Programm als PDF-Datei versenden. 

Erhöhte Sicherheit

An einem zentralen Hardware-Faxgerät konnte es schnell passieren, dass jemand ein Fax entgegennahm, das eigentlich für jemand anderen bestimmt war. Digitale Faxe kommen genau dort an, wo sie hinsollen – in das E-Mail-Postfach des Empfängers.

Umweltfreundlich

Die Digitalisierung spart viele Materialien ein. So auch beim Fax: Durch Fax2Mail ist kein Papier mehr erforderlich. Der Papierverbrauch sinkt massiv auf die wenigen Fälle, in denen ein Ausdruck nötig ist.

Flexibel und mobil

Da es nur einen Internetzugang und einen E-Mail-Account braucht, können Ihre Mitarbeiter Online-Faxe nahezu überall senden oder empfangen. Sogar auf dem Tablet oder Smartphone per App.

Fazit

Das Online-Fax integriert sich via Unified Communications nahtlos in die digitale Infrastruktur Ihres Unternehmens. Die Vorteile des klassischen Fax sind erhalten geblieben und die vielen neuen der digitalen Faxe machen den Büroalltag effizienter, einfacher und umweltschonender. Für Ihre effiziente Business Kommunikation stehen mit den Avaya Paketen Business und Power Fax-2-E-Mail-Lösungen zur Verfügung.