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Heiter, weil wolkig: Wie funktioniert smartes Telefonieren in der Cloud?

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Mit Change Management erfolgreich in die Cloud

Für KMU ist der Weg in die Cloud nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Kommunikationsaufgabe. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei Change-Prozessen ankommt und wie Sie Ihre Mitarbeiter für die Cloud gewinnen.

Was ist Change-Management?

Sinnhaftigkeit ist einer der stärksten Treiber für menschliches Handeln. Deshalb hängt das Gelingen von Change-Prozessen in Unternehmen besonders davon ab, ob die Mitarbeiter den Sinn der Veränderungen (zum Beispiel eine Cloud-Migration) erkennen, um diese mittragen zu können. Change-Management umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, unternehmensweite Veränderungen im Unternehmen zu bewirken. John P. Kotter, Professor für Führungsmanagement an der Harvard Business School, gliedert Change-Management in die folgenden acht Schritte und verdeutlicht damit die wichtige Rolle der Kommunikation.*

  1. Gefühl der Dringlichkeit vermitteln
    • Mitarbeiter fragen sich, welche Vorteile die Neuerungen mit sich bringen. Erst, wenn es darauf eine klare Antwort gibt, kann Motivation entstehen.
  2. Führungskoalition aufbauen
    • Es braucht ein Führungsteam aus relevanten Entscheidern (sog. Change-Agenten), die als Botschafter akzeptiert sind und das Projekt positiv kommunizieren.
  3. Vision und Strategie entwickeln
    • Was ist das Ziel der Veränderungen? Wie sieht die Zukunft des Unternehmens aus? Je besser das Ziel begründet ist und je erstrebenswerter es erscheint, desto einfacher gelingt der Change-Prozess.
  4. Vision kommunizieren
    • Damit das Ziel präsent ist, muss es immer wieder über geeignete Medien kommuniziert werden. Natürlich nicht als leere Floskel, sondern möglichst erleb- und nachvollziehbar.
  5. Hindernisse aus dem Weg räumen
    • Welche etablierten Prozesse und Strukturen behindern die Veränderung? Mit welchen Widerständen ist zu rechnen? Wie lassen sich diese Bedenken zerstreuen?
  6. Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
    • Welche Zwischenziele sind schnell erreichbar? Wie lassen sich diese kommunizieren?
  7. Veränderung weiter antreiben, nicht nachlassen
    • Immer wieder analysieren und reflektieren. Was lief gut? Was könnte man besser machen?
  8. Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern
    • Change-Management ist erst erfolgreich, wenn die Ziele fest in der Kultur verankert sind.

*John P. Kotter: Leading Change: Wie Sie Ihr Unternehmen in acht Schritten erfolgreich verändern, Vahlen, 2011

Vor welchen Herausforderungen sehen sich KMU?

Obwohl deutsche KMU ihre Branchen durchaus mit Innovationen bereichern, gilt das nicht immer für ihre eigenen Prozesse und Strukturen. Mal mangelt es an Agilität, mal wirken die zu erwartenden Kosten abschreckend. Laut einer Studie** des Verlags Springer Professional verhindern die folgenden Umstände und Bedenken einen schnelleren Wandel durch Digitalisierung.

  • wahrgenommenes Ungleichgewicht von Risiken und Chancen
  • fehlende Kompatibilität mit dem täglichen Arbeitsablauf
  • fehlende Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse
  • Komplexität bei Infrastrukturinvestitionen
  • mangelndes IT-Wissen
  • Kosten für die Einrichtung

Zu den größten Bedenken gehört das Thema Datensicherheit. Doch gerade dieses lässt sich entkräften, denn die Hürden für die Zertifizierung von Cloud-Anbietern sind extrem hoch. Meist sind die Sicherheitsmaßnahmen deutlich fortgeschrittener als im unternehmenseigenen Rechenzentrum. Auch lassen sich Cloud-Lösungen individuell an Geschäftsabläufe anpassen und skalieren. Unternehmen sparen Kosten für Hardware sowie Personal und gewinnen durch die Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten an Flexibilität. Unterm Strich bleiben ihnen mehr Ressourcen, die für die Entwicklung ihres Business zur Verfügung stehen.

**Christian Leyh, Katja Bley, Marko Ott: Chancen und Risiken der Digitalisierung – Befragungen ausgewählter KMU, Springer Fachmedien Wiesbaden, 2018

So gelingt das Change-Management auf dem Weg in die Cloud

Die Digitalisierung der Wertschöpfungskette ist eine Grundvoraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit. Doch auf welchen Handlungsfeldern können Unternehmen aktiv werden, damit das Change-Management gelingt?

Strategie

Entwickeln Sie eine Digitalisierungsstrategie mit klar definierten Zielen. Diese gibt den Weg in die Zukunft vor. Hier kann es sinnvoll sein, Hilfe von außen zu holen oder einen Chief Digital Officer (CDO) einzustellen. Erarbeiten Sie eine transparente Regelung zur IT-Governance. So stellen Sie sicher, dass IT- und Unternehmensstrategie zusammenarbeiten. Schließlich benötigen Sie auch einen Compliance-Kodex. Ein solches Regelwerk gibt Ihren Mitarbeitern verbindliche Leitlinien für Datenschutz und -sicherheit an die Hand.

Kommunikation und Führung

Das A&O im Change-Prozess ist die Kommunikation. Mangelnde Sorgfalt führt schnell zu Gerüchten. Nutzen Sie deshalb alle geeigneten Medien und Kanäle, Ihre Mitarbeiter umfassend zu informieren. Die Führungsebene spielt dabei eine zentrale Rolle. Das bloße Verordnen von Veränderungen führt nicht zum Erfolg. Als Führungskraft sollten Sie den Worten auch Taten folgen lassen und die Gründe für das Projekt immer wieder verdeutlichen. Damit alle am gleichen Strang ziehen, müssen alle vom Ziel überzeugt sein. Deshalb wird es im weiteren Verlauf wichtig, individuell auf verschiedene Nutzertypen einzugehen.

Neue Chancen erkennen und kreativ nutzen

Auf dem Weg in die Cloud löst sich Ihr Unternehmen von örtlich und zeitlich eingeschränkten Systemen hin zu einer flexiblen und mobil verfügbaren Nutzung der IT-Infrastruktur. Die Folge sind veränderte Arbeitsformen. Die große Flexibilität von Cloud-Services bietet viel Raum für innovative Lösungen für mehr Kundennähe und Effizienz. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, neue Ideen zu finden. Diese sind besonders nah dran und kennen die Voraussetzungen am besten. Wichtig dabei: Sichern Sie die technologische Kompetenz Ihres Personals, indem Sie Wissenslücken schließen. Setzen Sie auf eine tolerante Fehlerkultur und ziehen Sie bei Bedarf einen externen Partner hinzu, der auf Change-Management-Prozesse spezialisiert ist.

Ausdauer

Aufwand und Komplexität von Cloud-Projekten sind leicht zu unterschätzen. Planen Sie den Weg in die Cloud als langfristiges Vorhaben und bleiben Sie dran. Gehen Sie pragmatisch vor und machen Sie sich zunächst mit „einfachen“ Cloud-Services wie Terminkalender oder Konferenzen per Video-Chat vertraut. So entstehen schnell positive Nutzererlebnisse.

Christian Leyh, Katja Bley, Marko Ott: „Chancen und Risiken der Digitalisierung – Befragungen ausgewählter KMU“, Springer Fachmedien Wiesbaden (2018).