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Heiter, weil wolkig: Wie funktioniert smartes Telefonieren in der Cloud?

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Mehr Zeit fürs Wesentliche: Prozessoptimierung in der Personalabteilung

Wenn wir über die Digitalisierung in Unternehmen sprechen, haben wir meistens Produktion und Vertrieb im Sinn. Dabei sind Prozessoptimierungen in der Personalabteilung (nachfolgend HR) genauso erfolgsentscheidend. Wir sagen Ihnen, was die Digitalisierung für Human Resources und das gesamte Unternehmen leisten kann.

Zettelwirtschaft statt Unternehmenskultur

Zu den wichtigsten Tätigkeitsfeldern von HR-Mitarbeitern gehören Mitarbeiterentwicklung, Nahelegen der Unternehmenskultur und Kommunikation mit den Mitarbeitern. Doch in vielen Unternehmen ist dafür keine Zeit, da die bürokratische Verwaltung von Akten und Dokumenten immer noch einen Großteil der Arbeit ausmacht. Die eigentlichen Aufgaben treten in den Hintergrund und so steigt auf Dauer die Unzufriedenheit der Mitarbeiter und das Risiko von Fluktuation. Es ist an der Zeit, dass die Vorteile der Digitalisierung auch in den HR-Abteilungen für Entlastung sorgen. Dazu gibt es die „HR in der Cloud“, also IT-Dienstleistungen im HR-Bereich, die per Web-Browser über das Internet verfügbar sind. Die Bandbreite der Dienste reicht von Digitalen Personalakten über die automatisierte Dokumenterstellung, bis zu Self-Service-Angeboten für Mitarbeiter und Führungskräfte.

Was kann die Digitale Personalakte?

Führt Ihre HR-Abteilung noch papierbasierte Personalakten? Die veraltete Struktur aus Ordnern und Zetteln ist für einen Großteil der Ineffizienz verantwortlich. Die digitale Personalakte überzeugt dagegen mit deutlichen Vorteilen. Sie ist einfacher und zeitsparender zu handhaben. Einmal zentral abgelegt, ist sie mit wenigen Klicks unternehmensweit an jedem Standort verfügbar. Änderungen am zentralen Dokument sind sofort für alle Berechtigten einzusehen. Individuell anpassbare Zugriffsrechte sichern das vorschriftsgemäße Verhalten, oder in anderen Worten, die Compliance. Ein weiterer großer Vorteil von digitalen Dokumenten ist die Möglichkeit zur Textsuche. Dank Texterkennung lassen sich auch eingescannte Dokumente in Sekundenschnelle auf bestimmte Passagen prüfen. HR-Softwares sind außerdem in der Lage, regelmäßige Reportings zu Krankenständen oder Fluktuation zu erstellen – eine Aufgabe, die nicht selten zeitaufwändig mithilfe von Tabellen erledigt wird.

Digitale Dokumenterstellung

HR-Abteilungen sind viel damit beschäftigt, neue Dokumente auszustellen, zum Beispiel Arbeitsbescheinigungen, die Mitarbeiter für Mietverträge benötigen, oder Ähnliches. Von Hand ist dieser Vorgang immer wieder mühsam. Derartige Routineanfragen lassen sich mittels digitaler Dokumenterstellung einfach und bequem abarbeiten: Der betreffende Mitarbeiter ruft einfach eine Textvorlage auf und das System hat bereits alle personenbezogenen Daten eingetragen. Nur noch schnell überprüfen, per Mausklick eine digitale Unterschrift einfügen und als E-Mail-Anhang verschicken. Müssen Vorlagen geändert werden, geht auch das schnell von der Hand, denn es genügt eine Änderung im Masterdokument und sie ist für alle weiteren Ausfertigungen gültig. Die Compliance bleibt gesichert.

Entlastung für alle Seiten: Employee und Manager Self Service

Mit zunehmender Mobilität in der Arbeitswelt findet auch alles Anklang, was Bürokratie abbaut. Mitarbeiter schätzen es, selbstständig Informationen herauszufinden oder Vorgänge zu beschleunigen. Moderne Software-Lösungen tragen dazu bei. Mittels Employee Self Service (ESS) haben Mitarbeiter per Web-Browser Zugriff auf ihre Akte, sowie weitere Vorgänge und können zum Beispiel einfach ihre eigene Arbeitsbescheinigung erstellen. Auch Anfragen der Personalabteilung an den Mitarbeiter lassen sich so leichter bearbeiten: Muss regelmäßig eine Fahrerlaubnis vorgelegt werden, lässt sich das komplett auf dem elektronischen Weg abwickeln. Der Mitarbeiter erstellt ein Foto und schickt es via Employee Self Service direkt zur Personalabteilung. Alle Seiten werden entlastet.

Das gleiche Prinzip unterstützt die Zusammenarbeit mit Führungskräften. Da diese, wie auch alle weiteren Mitarbeiter, häufig unter Zeitdruck stehen, verzögern sich oftmals deren Antworten auf Fragen aus der HR-Abteilung. Mithilfe von Manager Self Service können Sie ihre HR-Abteilung ohne großen Aufwand unterstützen und zum Beispiel Sonderzahlungen beantragen, Genehmigungen erteilen, temporären Einblick in die Personalakte erhalten, etc. – ganz einfach über den Web-Browser. Erneut profitieren beide Seiten vom Bürokratieabbau.

Die Vorteile von Software as a Service

Ein modernes digitales HR-System ist in den meisten Fällen als SaaS (Software as a Service) realisiert. Das bedeutet: Ein Cloud-Anbieter stellt die Hardware für die Dienste zur Verfügung und sichert die Funktionalität und Performance. Der Kauf eigener Hardware entfällt. In den Rechenzentren der Anbieter gelten höchste Sicherheitsstandards für Datensicherheit und Zugriffsrechte. Unternehmen legen zurecht Wert auf physisch getrennte Server für die sensiblen und personenbezogenen Daten aus dem HR-Bereich. Seriöse SaaS-Anbieter richten sich ebenfalls danach und halten diese Daten getrennt vom Rest der IT-Infrastruktur des Unternehmens.